Yhdistyksen liittymisprosessia ollaan uudistamassa siten, että jäsenkortin saa tulevaisuudessa muutaman viikon sisään.
Uudistettuna prosessi on seuraava:
1. Jäsen lähettää jäsensihteerille jäsenhakemuksen osoitteeseen jami.kakko(at)gmail.com
2. Jäsensihteeri tarkistaa, että siinä on kaikki kunnossa ja lähettää:
a) ilmoituksen hakemuksen hyväksymisestä ja maksuohjeet
b) pyynnön korjata tarvittaessa, jossei hakemus täytä ehtoja (esim. osoite puuttuu)
3. Jäsenmaksu suoritetaan kaavakkeessa maksajaksi ilmoitetun henkilön tililtä.
4. Taloudenhoitaja näkee jäsenmaksun tilillä, kopioi sen ja lähettää jäsensihteerille.
5. Jäsensihteeri luo jäsenelle tunnukset foorumiin ja lähettää ne ja "tervetuloa yhdistykseen" -viestin liittyjälle.
6.
Jäsensihteeri ilmoittaa uuden jäsenen tiedot jäsenkorttivastaavalle ja
tämä lisää nimen, jäsenkoodin ja jäsennumeron korttiin ja lähettää
hänelle kortin ja saatekirjeen.
7. Jäsen uusii
jäsenmaksunsa kerran vuodessa foorumilla jäsenille näkyviin tulevan ja
jäsenelle sähköpostiin lähetettävän maksuohjeen mukaisella summalla tai
viitenumerolla. Halutessaan jäsen voi muuttaa jäsentyyppiään
tukijäseneksi tai jäseneksi ilmoittamalla muutoskaavakkeella
jäsensihteerille.
8. Taloudenhoitaja ilmoittaa
jäsensihteerille, keiltä on tullut maksut ja keiltä ei. Maksun uusimatta
jättäneet merkitään vuodenvaihteen jälkeen eronneiksi.
9.
Jäsensihteeri ilmoittaa jäsenkorttivastaavalle, ketkä ovat uusineet
jäsenyytensä ja jäsenkorttivastaava postittaa heille seuraavan vuoden
voimassaolotarrat.
Mikäli olet lähettänyt liittymiskaavakkeen, saanut maksuohjeet
ja maksanut jäsenmaksusi, mutta et saa sähköpostiisi vahvistusta
jäsenyyteesi ja sivuston tunnuksia, otathan yhteyttä taloudenhoitaja
Hanna Mäkiseen, affaokami(at)hotmail.com - samaten, jos olet uusinut
jäsenmaksusi, muttet pääse enää kirjautumaan, eli jäsenyytesi on
päättynyt. Tällöin kyse on siitä, että jäsenmaksusi on syystä tai
toisestä jäänyt huomioimatta.
Toisinaan on ilmennyt ongelmia, kun jäsenmaksu on maksettu eri
henkilön omistamalta tililtä kuin liittymiskaavakkeessa on ilmoitettu ja
yhdistyksen edustajat eivät ole voineet tietää, kenen jäsenmaksu on
kyseessä. Viitenumero on näet kaikille sama. Huolehdithan siis, että
jäsenkaavakkeessasi on ilmoitus siitä, kuka jäsenmaksusi suorittaa.
Pariin otteeseen on myös tiliä valvoneen ja jäsenyyksiä
hoitaneen tahon välillä ollut tietokatkoksia ja ilmoitus jäsenmaksun
suorittamisesta ei ole tavoittanut jäsenrekisterin hoitajaa eli virhe on
tapahtunut yhdistyksen puolelta. Tällöin yhdistys on hyvittänyt
tapahtuneen jäsenelle vuoden ilmaisella jäsenyydellä ja jollain
mukavalla lisäjutulla.
Lähde: Tämä linkki.